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Archives et inventaires en ligne

Communes

Communes et intercommunalités sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur. Les archives communales sont des archives publiques imprescriptibles et inaliénables. Le maire est responsable au civil et au pénal des archives et doit les conserver pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés et pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.

Devoirs et obligations du maire

Les archives communales sont des archives publiques imprescriptibles et inaliénables. Le maire est responsable au civil et au pénal des archives et doit les conserver pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés et pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.
  • Conservation
La commune est propriétaire de ses archives. A ce titre, les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes : de l'achat des boîtes à l'aménagement d'un local, en passant par le classement et éventuellement la restauration des documents.
Les archives de la commune doivent être conservées dans un bâtiment public et dans des meubles et pièces inaccessibles au public. Les Archives départementales doivent être consultées pour tout aménagement éventuel des locaux d'archives.
Toute destruction de documents périmés doit être obligatoirement soumise à l'autorisation de l'État, représenté par le directeur des Archives départementales.
 
  • Récolement réglementaire
Après chaque renouvellement de municipalité, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire, conformément à l’article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926.
 

Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du code pénal). Même si le maire sortant a été réélu, il convient d'établir un procès-verbal et un récolement, dès lors que l'équipe municipale a été modifiée. Dans ce dernier cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.

Lien vers les formulaires de récolement en ligne : 

Communes : https://demarche.numerique.gouv.fr/commencer/recolement-communes-herault

EPCI : https://demarche.numerique.gouv.fr/commencer/recolement-epci-herault

  • Tenue des actes réglementaires
Le maire est agent de l'Etat dans sa commune, notamment pour ce qui est de la tenue de l'état civil, du cadastre et l'organisation des élections. L'état civil doit être relié périodiquement, le secrétaire de mairie doit tenir à jour les tables décennales ainsi que les registres de délibérations et des arrêtés.
Les registres des délibérations et des arrêtés doivent être reliés tous les ans (tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants). 
  • Communication
L'accès aux archives communales est un droit. Toutefois, la loi introduit pour certaines catégories de documents, des délais protégeant notamment la vie privée et le secret médical.

L'archiviste départemental au service des communes

Dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales et du schéma départemental de conservation et de valorisation des archives territoriales, les Archives départementales proposent aux communes et intercommunalités un accompagnement et des conseils en matière de construction et d'équipement de locaux, de classement, de restauration, de numérisation et de valorisation.

Conseil et contrôle des Archives départementales

Le directeur des Archives départementales est chargé, au nom du directeur du Service interministériel des Archives de France (SIAF), sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales, notamment par :
  • la délivrance de visas préalables à toute élimination de documents publics. Télécharger le modèle de bordereau d'élimination
  • le visa concernant l'aménagement de locaux d'archivage
  • les visites sur place.

Le dépôt des archives aux Archives départementales

 La commune peut décider, après délibération du conseil municipal, et en accord avec les Archives, de confier ses archives en dépôt aux Archives départementales. Les documents, restant la propriété de la commune, intègrent une série qui leur est propre (nommée EDT), le fonds communal étant identifié par le numéro INSEE de la commune.
Ce dépôt est obligatoire pour les communes de moins de 2000 habitants au titre du code du patrimoine (Article L.212-11). Une dispense peut être accordée par le préfet, sur avis du directeur des Archives, si les conditions de conservation sont satisfaisantes dans les locaux municipaux.

Classement et sélection

Le Conseil départemental propose aux communes de faire appel à la Mission Archives CDG34 pour le traitement (classement, inventaire, élimination) de leurs archives. Ce service, rattaché au Centre de gestion de la fonction publique territoriale de l'Hérault, assure une prestation dont le coût est partiellement pris en charge par le département.
 
Des instructions facilitant le tri et la conservation des documents produits par les communes et leurs groupements sont diffusées et mises à jour par les Archives de France.
Les principaux textes applicables sont les suivants :
 
Archives antérieures à 1982 : l'arrêté interministériel portant règlement des archives communales du 31 décembre 1926
 
Archives postérieures à 1982 :
Les Archives départemantales de l'Hérault mettent également à disposition un tableau simplifié de tri et de conservation des archives communales et intercommunales.

Archivage électronique

Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles de conservation que les archives papier.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consulter la page dédiée à l'archivage électronique.

Construction et équipement de locaux d'archives

Au titre du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales, les Archives départementales apportent leur visa pour tout projet d'aménagement et d'équipement de locaux d'archives et d'espaces de consultation.
A télécharger :

Restauration

Les Archives départementales apportent des conseils et un suivi technique dans le cadre d'opérations de restauration des archives, menées par les collectivités.

Numérisation

Les Archives départementales sont amenées à prendre intégralement en charge la numérisation et la mise en ligne de documents conservés par les communes afin de compléter les corpus déjà disponibles. Cette action porte essentiellement sur les registres de délibérations et sur les compoix. La commune prête les documents pendant quelques mois et s'engage ensuite à ne plus communiquer les originaux dont les images sont consultables en ligne.

Valorisation

Les Archives départementales développent une action de valorisation des fonds d'archives au travers d'activités thématiques. Destinées à un public large ou ciblé, les activités sont organisées à la demande sur le site des Archives départementales ou sur le territoire. Elles prennent des formes variées : exposition, conférence, jeux, atelier de réalisation, lecture d'archives, écoute d'un fonds sonore.

Textes de référence

  • Code du patrimoine (partie législative), livre II : archives
  • Décret n° 88-849 du 28 juillet 1998 relatif au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales, contrôle exercé par le directeur des Archives départementales sous l'autorité du préfet.

Contacts

Céline Dehondt, cheffe du service Archives Territoire et Finances- Systèmes d'information. Tel : 04 67 67 37 00

 
Anne Sutter, responsable du schéma territorial de conservation et de valorisation des archives territoriales.Ttel : 04 67 67 37 87

 

Liens utiles

Accès par commune