Des archives comme les autres

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » Code du patrimoine article L211-1

Le terme « archives électroniques » désigne donc les données au format numérique. Ces données peuvent être structurées (issues d’applications, de gestion électronique de documents/courriers (GED/GEC), d’espaces collaboratifs de travail…) ou non structurées (fichiers bureautiques, messageries, fichiers photo ou vidéo…).

Elles obéissent aux mêmes règles de conservation que les archives papier.

Elles sont toujours accompagnées de métadonnées, donnée servant à définir ou décrire une autre donnée, quel qu'en soit le support (papier, électronique ou autre). L’objectif est d’apporter un contexte aux données pour qu’elles soient compréhensibles par tous. Il existe différents types de métadonnées :

• les métadonnées descriptives qui permettent d’identifier les données, en comprendre le contenu et la structure
• les métadonnées techniques qui précisent le contexte numérique des données
• les métadonnées administratives ou de gestion qui gèrent le cycle de vie des données et permettent de les rendre accessibles

Les métadonnées sont les garants de l’intelligibilité du contenu informationnel des données et contribuent à leur pérennisation.

Des archives de même valeur probante

Les archives électroniques peuvent être des documents nativement numériques ou des documents numérisés (copie de document papier). La valeur probante de ces dernières est reconnue par la loi à condition de remplir un certain nombre de critères.

« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Code civil article 1366

 « La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d'un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État. Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. » Code civil article 1379

Pour se mettre en conformité avec ces textes réglementaires, il est conseillé de se référer :

• aux recommandations et exigences de la norme NF Z 42-026 "Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations » pour les procédés de production de la copie fiable.
• aux recommandations et exigences de la norme NF Z 42-013 « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes », pour les procédés de conservation des originaux électroniques et des copies fiables.

 Ces normes sont disponibles à l’achat sur le site de l’AFNOR, organisme de normalisation et de certification.

L'archivage électronique

L'archivage électronique ne se limite par au stockage et / ou à la sauvegarde des documents électroniques. L’AFNOR définit l’archivage électronique par : « L’ensemble des actions, outils, et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter.

Au-delà du stockage, de la sauvegarde et de la gestion électronique des documents, l’archivage électronique peut être défini comme l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information ».

Ainsi l’archivage électronique permet de garantir l’intégrité de l’information archivée c’est-à-dire que celle-ci n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle.

Son intégrité est assurée grâce à la traçabilité des traitements opérés sur un document tout au long de sa vie pour en assurer sa pérennité, c’est-à-dire sa lisibilité et sa disponibilité dans le temps. C’est son intégrité qui prouve sa valeur probante c’est-à-dire son authenticité (qualité d’un document ou d’une donnée dont l’origine, la réalité et l’auteur sont certifiés et incontestables).

Un système d’archivage électronique (SAE) est en mesure d’assurer à la fois la valeur probante et cette pérennité. 

La préservation numérique consiste à maintenir l’information numérique accessible, compréhensible et utilisable sur le long terme. Elle suppose la mise en place d’actions de préservation pour prévenir les risques :

• d’incapacité à identifier le format et donc l’outil de restitution adapté,
• de disparition des logiciels de lecture ou leur indisponibilité en raison de leur coût, de la politique de l’entreprise qui les développe ou de leur mode d’achat,
• d’utilisation d’outils inadaptés ou mal employés donnant lieu à une restitution non fidèle, ou à la perte d’information involontaire à la suite d’une migration non maîtrisée.

L’activité de préservation numérique repose donc sur la connaissance fine des contenus (fichiers) versés dans le SAE. Elle nécessite donc une analyse des fichiers préalable à leur versement permettant :

• l’identification du format du fichier
• la caractérisation du fichier, c’est-à-dire sa lecture en vue de produire l’information nécessaire à sa compréhension et sa réutilisation (métadonnée)
• la validation ou conformité du fichier au regard de sa spécification, c’est-à-dire sa structure syntaxique (bien formé) et sémantique (valide).

Par conséquent, cela implique de mettre en place une organisation et des moyens techniques adaptés aux spécificités de l’information numérique. La préservation numérique ne dépend donc pas uniquement de la connaissance des formats. Elle repose sur un engagement de l’institution qui conserve les archives à vouloir mettre en place les moyens garantissant leur lisibilité et leur exploitabilité dans le temps. Par conséquent, les formats ne sont pas pris en charge avec le même engagement en termes de préservation.

C’est dans ce cadre que les Archives départementales de l’Hérault ont mis en place une politique et stratégie de préservation des archives électroniques qu’elles conservent et ont catégorisé les formats selon un niveau d’acceptation et un niveau d’engagement associé.

Cette politique décrit également les traitements à réaliser avant versement dans le SAE.

• Télécharger la politique et stratégie de préservation des archives électroniques des AD34
• Télécharger le tableau de la politique des formats

Le tableau de la politique des formats et la stratégie de préservation reflètent l’état des connaissances des Archives départementales de l’Hérault à la date de la publication et sont régulièrement mis à jour.

Pour tout format n’apparaissant pas dans le tableau de la politique des formats, il convient de se rapprocher des Archives départementales de l’Hérault.

Gérer ses archives numériques

Que l’on soit une administration, un établissement public, une collectivité, un officier ministériel ou un particulier, bien gérer ses documents numériques au quotidien est essentiel pour faciliter la recherche, alléger les moyens de stockage et réduire les coûts. Pour cela, deux actions sont fondamentales :

• Respecter une charte de nommage : Télécharger la fiche Bien nommer ses Bien nommer ses documents numériques
• Mettre en place un plan de classement / une arborescence : Télécharger la fiche Elaborer un plan de classement

Gérer sa messagerie professionnelle

La messagerie électronique est un outil mis à disposition des employés par l’employeur qu’il soit public ou privé et sont donc considérés comme des documents professionnels.

C’est donc l’utilisateur qui est responsable du respect de sa vie privée en identifiant clairement un message privé en précisant « personnel / privé » en objet ou en en le classant dans un répertoire « personnel / Privé » dans sa messagerie.

De plus, dans le cadre du secteur public les messages échangés sont reconnus par le Code du Patrimoine comme des archives publiques et réglementés de la même façon que tous autres documents papier ou électronique par le Code du Patrimoine.

 Quelque soit votre statut, vous pouvez trouvez des éléments de bonne gestion dans la fiche pratique : Télécharger la fiche Bien gérer sa messagerie

Quels formats privilégier ?

Télécharger la fiche Les formats Les formats à privilégier 

Numériser puis éliminer ? 

La copie numérique de document papier a la même valeur juridique que l’original à condition de remplir un certain nombre d’exigences attendues par le juge. A défaut, celui-ci peut exiger l’original papier et refuser le document numérique comme élément du dossier.

En effet, la copie numérique doit être considérée comme étant fidèle et fiable. Pour la rendre fidèle, il faut numériser l’original papier en se conformant aux exigences de la norme NFZ - 42-026 sur la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. Pour qu’elle soit considérée fiable, elle doit être conservée dans un environnement permettant de garantir son intégrité dans le temps (valeur probante).

Par ailleurs, pour les archives publiques, l’élimination anticipée des documents papier après numérisation doit faire l’objet d’une autorisation des archives départementales du ressort géographique de l’administration qui souhaite l’élimination au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat exercé par les Archives départementales.

Aussi avant tout projet de dématérialisation, rapprochez vous des archivistes départementaux qui vous conseilleront en amont de votre projet et pourront vous prémunir d’un certain nombre d’écueils.

• Télécharger la fiche Penser son projet de dématérialisation
• Télécharger la fiche Audit pour l'élimination anticipée des documents papier numérisés
• Télécharger le bordereau d’élimination
• Télécharger le flyer Je numérise, je garde ?

Choisir un SI métiers : les bons réflexes

Lorsque vous devez choisir une application métier, il y a des fonctionnalités proposées auxquelles vous pensez immédiatement mais il y en a une qui est très souvent oublié or elle essentielle notamment dans l’administration publique puisque les données que cette application va contenir sont des archives publiques et sont soumises en tant que telle au code du patrimoine.

Aussi la façon dont est géré l’archivage dans une application est fondamentale notamment quand le sort des données est la conservation définitive.

La possibilité de pouvoir extraire les données à des fins d’archivage ainsi que la façon et le format dont cet export est réalisable sont des questions qui doivent intervenir dans le choix du futur logiciel.

Il est donc indispensable de faire apparaitre des exigences d’interopérabilité et d’export dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et qu’une partie du Descriptif Technique et Financier de l'Offre (DTFO) soit consacré à l’archivage des données.

Télécharger les spécifications en matière d'archivage à intégrer dans les DFTO

Les outils de l’archivage numérique

 Télécharger la fiche Les outils de l'archivage numérique

Télécharger les mots croisés

Télécharger le quizz

Télécharger la solution des mots croisés

Télécharger la solution du quizz

Pour toute information complémentaire, contactez les Archives départementales au 04 67 67 37 71 ou 04 67 67 37 72.

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