La phonothèque est fondée en 1985, avec pour mission la valorisation du patrimoine oral du département. Avant cette date, les enregistrements à valeur patrimoniale réalisés par le personnel de l'ODAC ou par ses partenaires sont dispersés à l'issue de chaque action. La phonothèque est sous la responsabilité de 1985 à 2002 de Pierre Laurence, chargé de mission, ethnologue. Il en assure le suivi technique et le développement, parallèlement à ses autres missions : montage et suivi de projets patrimoine, réalisations de recherches de terrain et mise en valeur. Les enregistrements les plus anciens, antérieurs à la création de l'ODAC, remontent aux années soixante.

Les enregistrements sonores ont été utilisés pour la sonorisation de plus d'une vingtaine d'expositions (montages sonores réalisés à partir d'extraits d'entretiens), afin de restituer cette mémoire orale aux habitants du département, soit dans le cadre des expositions "Des visages et des lieux", soit à l'occasion d'expositions thématiques, soit enfin au musée d'Hérépian.

Le corpus sonore comprend 1500 heures d'enregistrement correspondant à environ 1300 enquêtes et 125 fonds archivés. A la dissolution de l'association en 2002, toutes les archives de la phonothèque sont versées aux Archives départementales de l'Hérault.

Un premier inventaire est publié en 2011.

Mais l'instrument de recherche est incomplet et comporte de nombreuses erreurs de concordance entre les n°odac et les cotes archives notamment. En  2017, les n° odac sont tous vérifiés et corrigés. Surtout, le choix est fait de prendre pour unité de description l'entretien, plutôt que le support matériel. L'instrument de recherche en est plus cohérent, plus lisible et plus court. Enfin, la structure globale de l'inventaire est alors revue et les entretiens qui restaient à inventorier le sont. Attention toutefois : toutes les données n'ont pas été reprises en 2017 et il reste à corriger :
- l'indexation matière : l'indexation matière par notice ;
- l'intitulé/analyse et la description du contenu : ils ont été repris tels qu'ils étaient rédigés précédemment,  mais ils contiennent des erreurs (mauvaise identification des témoins, des lieux, etc.). Une réécoute serait nécessaire pour vérifier la pertinence des intitulés existants ;
- le lien entre entretien et fichier sonore : les liens vers les fichiers n'ont pas été repris, en raison des nombreuses erreurs constatées précédemment, mais aussi parce que les fichiers vont nécessiter redécoupages et assemblages pour reconstituer les entretiens ;
- la durée : elle ne correspondra plus aux fichiers une fois ceux-ci repris.
Un très gros travail sur les fichiers sonores reste donc nécessaire pour découper les fichiers, les rassembler par entretien, les renommer.
Dans un troisième temps, la réécoute des fichiers permettra de corriger l'intitulé/analyse et la description du contenu.
Enfin, la numérisation des enquêtes qui ne l'étaient pas permettra de finaliser l'IR (2176W). L'identification des entretiens restant à numériser ne pourra se faire qu'une fois les fichiers existants redécoupés et renommés.

1 - Enquêtes ethnographiques
2 - Autres enregistrements
Le classement adopté est le suivant dans les Enquêtes ethnographiques : Classement des dossiers et sous-dossiers (enquêteurs et enquêtes) dans l'ordre alphabétique ; puis, dans chaque enquête, classement par ordre croissant des cotes.

Le choix a été fait de prendre pour unité de description l'entretien, plutôt que le support matériel. Un entretien peut se trouver sur plusieurs supports, et un support peut contenir plusieurs entretiens. Les cotes archives peuvent donc se répéter.

Les fonds sonores de l'ODAC sont constitués de documents originaux, de copies de conservation et de copies de consultation.
Les supports originaux utilisés à l'ODAC ont des caractéristiques techniques et des formats très divers. Ils correspondent successivement à des bandes analogiques de divers diamètres, enregistrées en 2 ou parfois 4 pistes (en général intégrées dans les bandes de conservation et montées par quatre sur des bobines 27 cm), puis des cassettes analogiques jusqu'en 2001, et enfin des cassettes numériques DAT de 1991 à 2002, voire des minidisc. Il s'agit des supports ayant servi aux enregistrements originaux. Ces supports ne portent pas tous de numéro d'inventaire ODAC, notamment les plus anciens qui ont été recopiés sur des bandes de conservation et les plus récents, faute de personnel pour les inventorier. Même recopiés et numérisés ces supports doivent être gardés. Ils constituent un recours possible en cas de défaut à la copie. Il est préférable de manipuler le moins possible ces originaux.
Les bandes de conservation sont des bandes magnétiques analogiques en galette, de largeur de pouce, montées sur des bobines métalliques de diamètre 27 cm et conservées dans leurs boites en carton d'origine. Il s'agit de bandes AGFA puis BASF PEM 468 recommandées jusqu'au milieu des années 1990 par la Phonothèque nationale comme le support de conservation le plus adéquat.
Ces bandes sont soit des copies d'enregistrements originaux réalisés sur des supports divers inaptes à la conservation (cas général), soit directement des originaux réalisés par nous-mêmes (cas plus rare). Pour les différentier, il faut se reporter aux fiches " enregistrement " qui portent soit la mention copie 1G (première génération) en vis-à-vis de la description du support original, soit uniquement la mention originale. De 1986 à 1997, le fonctionnement de la phonothèque de l'ODAC est le suivant : les enregistrements originaux confiés à la phonothèque sont recopiés sur ces bandes de conservation et décrits avec le système des trois fiches (enregistrement, enquête, informateur) et copiés sur cassettes de consultation. Le relevé de compteur (en temps réel, sauf pour les premiers documents de 1986) figurant sur la fiche enregistrement est toujours relatif à cette bande de conservation. Les enregistrements sont réalisés sur deux pistes, en stéréo ou double mono, à la vitesse 9,5 cm/s, sauf si l'original est lui-même enregistré à une vitesse supérieure que l'on conservait alors (19 cm/s). Les originaux sont rendus à leur propriétaire ou bien conservés à l'ODAC si ce dernier souhaite les déposer. L'ODAC procède de la même manière pour les enregistrements " maison " réalisés sur des cassettes analogiques qui sont bien sûr également conservées. En revanche, aucune cassette numérique DAT (à partir de 1991) n'est recopiée, dans l'attente d'un nouveau support de conservation . C'est la raison pour laquelle l'ODAC a arrêté de faire des copies de conservation en 1997.
Les copies de consultation sont réalisées sur des cassettes analogiques. Elles correspondent aux bandes de conservation et servent comme leur nom l'indique à la consultation.

La numérisation des archives sonores de la phonothèque de l'ODAC a été intégralement réalisée par un prestataire externe au Conseil Général de l'Hérault. La société Cité de Mémoire, spécialisée dans la sauvegarde et la valorisation d'archives audiovisuelles, a numérisé 1406 heures de documents sonores entre 2005 et 2010.
Les spécifications techniques quant à la numérisation par le prestataire sont les suivantes : les documents sonores sont lus à une vitesse conforme à la vitesse originale. La numérisation doit être intégrale pour chaque enregistrement, commençant à la première vibration sonore utile et se terminant à la dernière vibration sonore utile. La numérisation est effectuée nativement sur 16 bits, à la fréquence d'échantillonnage de 44,100 kHz pour les originaux analogiques.
Un traitement minimum du son est effectué : égalisation générale du niveau sur la durée de l'enregistrement. Le niveau de normalisation idéal est - 1 ou - 2 dB. Pour chaque CD, un fondu de 100 ms au début, dans le bruit de fond de l'original (avant la première vibration sonore utile), et de 2 secondes en fin (après la dernière vibration sonore utile) seront réalisés.
Il n'y a pas de rupture de la chaîne numérique lors du transfert des originaux numériques d'un matériel à l'autre, ces transfert devant se faire via des liaisons AES/EBU (ou a minima, via des liaisons S/PDIF).
Les fichiers résultant des opérations de numérisation sont livrés :
- au format Wave - 16 bits - 44100 Hertz pour la conservation ;
- au format Mp3 - 256 kbits pour la consultation.
Type de matériel de utilisé :
Appareils de lecture : de type TASCAM 122MKIII pour les cassettes audio ; de type TAEC A 3440, UHER 4200 Report, STUDER, B67 Studer A807 ou AKAÏ 4000 DS Mk II pour les bandes magnétiques analogiques ; de type Tascam DA-30 pour les cassettes audionumériques (DAT)
Convertisseur : Apogee AD-16X
Format de compression : PCM
Graveur : Plextor Px 716-A
Type de CD : Hi-Space 80GOLDWHITE INGMED 24X et Gold Qualité Archives

- Fiches d'enquêtes conservées sous les cotes 1771 W 1801-1817.

Pratiquement tous les enregistrements archivés à l'ODAC sont accompagnés de trois fiches de description :
Dans une fiche "enregistrement" sont notés les conditions techniques, les lieux et dates de la prise de son, les protagonistes et le contenu de l'enregistrement.
Une fiche "enquête" permet de préciser le contexte de celle-ci : lieu, heure précise, participants secondaires, contacts antérieurs ou postérieurs avec la personne enregistrée, centres d'intérêts et positionnement de l'enquêteur.
La fiche "informateur" contient des renseignements biographiques aidant à cerner la personnalité du témoin : âge, profession, lieu d'origibe ou de résidence, notorité locale, histoire de vie.
 

- 1965 W 1-11 : Enregistrements des témoignages de la famille Angles, réfugiés espagnols habitant à Mauguio.

- Phonothèque et photothèque de l'ODAC : bilans et propositions de développement, Pierre Laurence et Nadine Vakhnovsky, novembre 2001.