Les dossiers ont été transférés à un centre de règlement (en l'occurence Toulouse), avant d'être versés aux ADH.. Plusieurs versements ont été effectués par la direction départementale de la construction de la Haute-Garonne, versements de dossiers sans n° d'articles à partir du 5 novembre 1964 jusqu'au 17 décembre 1969 ainsi que le versement de quelques dossiers par le service de l'Equipement du département de l'Hérault en 1979.

Versement.

Fichier central
Classé par ordre alphabétique des noms de personnes physiques ou morales ayant déposé un ou plusieurs dossiers de dommages de guerre. Chaque personne ne détient qu'un seule fiche sur laquelle est renseigné le (ou les) numéros de dossier(s) déposé(s) : mobilier, immobilier, agricole, réquisition&).

Fichier des terrains et matériels agricole
Classé par ordre alphabétique des communes, puis par personnes dans chaque commune.

Fichier des réquisitions et pillages
Classé par ordre alphabétique des personnes physiques ou morales.

Fichier des bateaux et matériels de pêche
Classé par ordre alphabétique des personnes physiques.

Fichier des wagons réquisitionnés
Classé par numéro de wagon

Les dossiers individuels
Chaque dossier de dommage de guerre est composé d'un numéro d'enregistrement suivi d'une ou plusieurs lettres permettant un classement thématique :

• Z : immobilier pour les particuliers
• AG : bâtiments et éléments d'exploitation agricole
• M : mobilier
• DS : industrie, commerce et artisanat, syndicats ecclésiastiques, bateaux de pêche, véhicules automobiles, vélos, motocyclettes ou RICA (Reconstitution Industrie Commerce Artisanat)
• SP (ou BP) : services publics

Dossiers immobiliers de destruction totale entraînant une reconstruction

Voici, à titre d'exemple, la typologie documentaire composant les dossiers de destruction totale, qui représentent la majorité des dossiers conservés. Leur composition est toujours établie selon le même ordonnancement mais peut varier en taille et en richesse documentaire en fonction de l'importance du bien détruit ou endommagé.

Dans chaque dossier, on retrouve toujours quatre sous-parties comprenant un sous-dossier administratif, un sous-dossier relatif à l'immeuble, un sous-dossier financier et enfin un quatrième contenant les correspondances.

Sous-dossier administratif

• formulaire de dommages causés aux personnes et/ou aux biens par les troupes allemandes d'occupation (parfois intéressant lorsque les victimes exposent les circonstances du dommage). Ce document émane du service régional des réquisitions allemandes. Ce service est en activité sous le régime de Vichy (documents rédigés en français et en allemand) puis sous la Gouvernement provisoire de la République, durant quelques mois ;
• procès-verbal de constat de destruction (parfois) ;
• fiches de renseignements administratifs sur les propriétaires (acte de mariage, état des droits de propriété du sinistré, etc) ;
• état descriptif d'un bâtiment détruit ou fortement endommagé ;
• extrait de la matrice cadastrale ou extrait des rôles des Contributions Directes ;
• certificat négatif individuel d'inscription aux hypothèques ;
• témoignages de bonne foi ;
• contrôle administratif et financier
• décision d'abattement (ou de non abattement) pour vétusté ;
• demande d'indemnité de reconstitution ;
• demande de participation financière de l'Etat (émane du ministère de la Reconstruction et de l'Urbanisme).

Sous-dossier de l'immeuble

• état descriptif d'habitation sinistrée et de ses dépendances ;
• devis estimatif de la valeur du bien détruit ;
• devis de reconstitution à l'identique du bien sinistré ;
• plans (et parfois photographies) du bâtiment détruit ou endommagé ;
• sous-sous dossier de reconstruction
  
  
  • Permis de construire
  • Devis estimatif des travaux
  • Devis descriptif
• plans du bâtiment, coupes, façades et plan de situation ;
• photographies du bâtiment ;
• factures des différents corps de métier ;
• procès-verbal de réception définitive ;
• déclaration d'achèvement des travaux ;
• demande de règlement de l'indemnité de reconstitution ;
• feuille de calcul des honoraires de l'architecte ;
• situation récapitulative des décomptes.

Sous-dossier financier

• notification d'indemnité ;
• décision portant évaluation définitive d'indemnité ;
• décisions d'engagements de fonds ;
• réquisitions de fonds.

Sous-dossier correspondance

• courriers avec le propriétaire, la mairie, l'architecte.

On peut rencontrer également dans certains dossiers des procédures de contentieux (procès-verbaux de conciliation notamment), mais aussi des arrêtés de concessions temporaires sur le domaine public, des rapport d'expertise ou encore des tableaux des pourcentages de destruction.

Dossiers agricoles
Les dossiers concernant des remboursements inférieurs à 50 000 francs ont systématiquement été éliminés.

Dans la section bâtiments (détruits ou partiellement) sont aussi compris les terrains et éléments d'exploitation concernés. Ils ne sont pas dissociés du dossier.

Dans la section éléments d'exploitation, sont regroupés les dossiers concernant uniquement les petits bâtiments (puits, poulaillers, grangettes&) et les terrains (détruits, ravagés ou réquisitionnés pour l'implantation de mines, de DCA&) indépendants de tout bâtiment .

Dossiers d'artisans et commerçants
Il s'agit essentiellement de bateaux, mais également de petits commerces, surtout côtiers et plus rarement urbains.

Les dossiers des gros bateaux de pêche ont été conservés. En revanche, oun échantillonnage a été réalisé pour les petites barques (moins de 50 000 francs d'indemnités). N'ont pas été conservés les dossiers relatifs aux filets de pêche détruits. Les bateaux sont placés dans éléments d'exploitation.

Il est à noter que dans les dossiers des éléments d'exploitation industrielle, commerciale et artisanale, on retrouve également les affaires concernant les syndicats ecclésiastiques et les propriétaires de meublés.

Dossiers mobiliers
Il n'a pas été conservé les dossiers relatifs aux vélos ou mobylettes réquisitionnés par l'armée d'occupation (sauf cas exceptionnels). Par contre, on trouvera quelques dossiers de véhicules automobiles ou des camions réquisitionnés ou détruits par les bombardements. Les dossiers inférieurs à 30 000 Francs ont été détruits.

Permis de construire
Il existe des lacunes dans les numéros ; seuls les premiers et derniers numéros de la série sont mentionnés dans l'inventaire.

Transferts de dossiers
Il s'agit des transferts des droits à reconstruction d'un particulier vers un autre département. Ce dossier est la plupart du temps inclus dans le dossier principal de destruction ou de reconstruction d'un immeuble ou dans le dossier mobilier. Il comprend, outre la demande de transfert ou/et de changement d'affectation d'indemnités de dommages de guerre, l'avis favorables des maires des communes concernées et du directeur des services départementaux , l'avis de décision (ou de rejet) de transfert et l'arrêté autorisant le report d'une indemnité sur un autre immeuble d'habitation.