L'enregistrement désigne la transcription d'un acte dans un registre public pour authentifier par écrit sa date. La formalité de l'enregistrement a également un rôle fiscal puisque un impôt est perçu lors de cette opération : il s'agit du droit d'enregistrement.

1. Évolution administrative des services en charge de l'enregistrement

Cette transcription des actes est réalisée au bureau de l'enregistrement de la recette des impôts, rattachée à la direction générale des impôts créée par décret du 16 avril 1948. Le département de l'Hérault comprend plusieurs bureaux de l'enregistrement, chacun bénéficiant d'un ressort territorial défini.

Le décret du 3 avril 2008 fusionne la direction générale des impôts à celle de la comptabilité publique pour créer la direction générale des finances publiques. Le calcul et le prélèvement de l'impôt ainsi que la gestion comptable de l'Etat en région sont depuis assurés par les services de la direction départementale des finances publiques. A la suite de cette réforme, les recettes des impôts prennent le nom de « pôle d'enregistrement ».

Dans le cadre d'une réorganisation des services des directions départementales des finances publiques, un rapprochement des services en charge des missions de l'enregistrement et de la publicité foncière a été opérée. En effet, les principaux  usagers communs de ces deux services sont majoritairement des professionnels (notaires, avocats, huissiers). Aussi, des postes comptables dénommés « services de la publicité foncière et de l'enregistrement » (SPFE) ont été créés à Montpellier et Béziers par arrêté du 14 avril 2017. La compétence territoriale de ces deux services s'applique désormais sur tout le département de l'Hérault.  

2. Perception des droits de l'enregistrement

Le paiement des droits liés à la formalité de l'enregistrement est réalisé lors de la présentation des actes au service des impôts, excepté pour certains actes où le paiement peut être fractionné ou différé. Perçu au profit de l'Etat, les droits d'enregistrement sont en partie versés aux communes et aux départements en ce qui concerne les droits dus sur les ventes d'immeubles.

La loi n°69-1168 du 26 décembre 1969 réforme en profondeur le système fiscal de l'enregistrement et de la publicité foncière. Jusqu'à cette date, deux formalités étaient en vigueur. La première, la formalité de l'enregistrement, était perçue à la recette des impôts sous la forme des droits d'enregistrement. La seconde, la formalité de la publicité foncière, était effectuée à la conservation des hypothèques pour assurer le paiement de la taxe de la publicité foncière. La réforme fiscale de 1969, appliquée aux actes établis à partir du 1er octobre 1970, fusionne ces deux formalités pour une majorité des actes. La formalité unique est réalisée au bureau des hypothèques du bien concerné et l'enregistrement des actes assujettis à la publicité foncière résulte de leur publicité. Un seul impôt est perçu, la taxe de publicité foncière se substituant aux droits d'enregistrement et à l'ancienne taxe de publicité foncière. 

Certains actes sont exclus de ce régime comme les décisions judiciaires ou les mutations à titre gratuit, ils restent alors assujettis aux droits d'enregistrement. La loi de 1969 institue ainsi trois formalités : la formalité de l'enregistrement, la formalité de la publicité foncière et la formalité fusionnée - auxquelles correspondent trois impôts : les droits d'enregistrement, l'ancienne taxe de publicité foncière et la nouvelle taxe de publicité foncière.

Le paiement des droits d'enregistrement est soit fixe ou variable selon la nature des actes. Les droits sont fixes pour certaines catégories d'actes, comme les actes judiciaires et les actes extrajudiciaires. Les droits peuvent être proportionnels selon un pourcentage suivant la valeur des biens énoncés dans l'acte enregistré, comme lors d'une vente d'immeuble ou bien les droits peuvent être progressifs, selon un taux croissant en fonction de la valeur d'un bien, comme pour le cas d'une mutation à titre gratuit.

Les dossiers produits par les bureaux de l'enregistrement des années 1969 à 1979 ont commencé à être versés aux archives départementales de l'Hérault au début des années 1990 (versement 1464 W du centre des impôts de Montpellier Est). Depuis, les services en charge de l'enregistrement versent régulièrement leur production documentaire au service d'archives. La collection du centre des impôts de Pézenas est lacunaire suite à un incendie survenu le 3 mars 1976 et responsable de la destruction de tous les documents du service de l'enregistrement pour la période 1969-1976. Cet instrument de recherche est régulièrement mis à jour selon les versements réceptionnés pour permettre aux usagers de consulter ces archives en salle de lecture (sous réserve du délai de communicabilité des documents).

Versements

Conformément aux recommandations de la circulaire AD 98-8, les archives de l'Enregistrement produites jusqu'à l'année 1968 inclue ont été classées en sous-série 3Q suite à l'informatisation des services survenue à la fin des années 1960 et en corollaire de la loi du 26 décembre 1969 portant simplications fiscales. Ainsi, les versements en série continue W des dossiers des services en charge des droits d'enregistrement commencent à partir des documents de l'année 1969. Les différentes typologies produites par cette administration fiscale sont les suivantes :

• Fiches décès : Les décès survenus dans les communes du ressort du bureau de l'enregistrement sont consignés dans des fiches classées par années puis par ordre alphabétique au nom des personnes décédées.  Les fiches de décès mentionnent le nom de famille du défunt, son prénom, sa profession, son lieu et sa date de naissance, son domicile, le lieu et la date du décès, sa situation matrimoniale, ses héritiers et surtout la date et le numéro d'enregistrement de la déclaration de succession si ce document a été établi à la suite du décès.

• Déclarations de succession : Une déclaration est rédigée après l'ouverture de chaque succession au bénéfice des ayants-droits (héritiers, donataires ou légataires). Cette déclaration comprend tous les biens qui faisaient partie du patrimoine du défunt au moment de son décès. Ce document comporte l'identité du défunt, la date et le lieu de décès, l'énumération et l'estimation de tous les biens et le montant des droits d'enregistrement. La déclaration de succession ou mutation par décès est enregistrée au service des impôts dont dépend le domicile du défunt.

• Bordereaux des actes déposés : Afin de simplifier la formalité de l'enregistrement et en application du décret n°48-1986 du 9 décembre 1948, article 176, l'administration fiscale demande aux notaires, huissiers, greffiers et aux autorités administratives de déposer au bureau de l'enregistrement un bordereau récapitulatif des actes déposés. Cette mesure est obligatoire pour que les notaires obtiennent l'enregistrement de leurs actes, mais elle reste facultative pour les huissiers et les greffiers. Ces bordereaux journaliers mentionnent pour chaque acte son analyse sommaire, sa date, sa nature et le montant des droits perçus pour l'enregistrement de cet acte. L'administration fournit les formulaires imprimés à renseigner en double exemplaire par les officiers ministériels. Le comptable du service des impôts assoit puis perçoit le montant de l'impôt. Il appose une mention constatant la formalité sur l'acte (enregistré à..., le..., bordereau n°...) et enregistre le bordereau sous un numéro d'ordre. Les actes notariés, accompagnés du second exemplaire du bordereau de dépôt, sont restitués au déposant. Les actes autres que les actes notariés, actes des greffiers et actes des huissiers, sont pour leur part enregistrés sur un « bordereau de journée » renseigné par l'agent de l'administration fiscale lors de la présentation des actes au bureau de l'enregistrement. Chaque soir, ce bordereau de journée est intégré à un volume chronologique dénommé "registre de formalité" (distinct du registre portant le même nom dans la documentation hypothécaire).

• Extraits d'acte : Les transcriptions intégrales d'actes cessent d'être déposées dans les bureaux de l'enregistrement au profit des extraits d'actes (décret n°48-1986 du 9 décembre 1948, article 177). Ces transcriptions partielles d'actes résument les renseignements relatifs à la mutation d'un bien pour assurer la perception des droits de l'enregistrement. Ils mentionnent la date et la nature de l'acte, le nom et la résidence du notaire s'il s'agit d'un acte notarié, le nom des parties, les principales dispositions de l'acte et sa date d'enregistrement. L'enregistrement des actes dépend : pour un acte notarié, au bureau de l'enregistrement du lieu de résidence du notaire ; pour un acte judiciaire, au bureau de l'enregistrement de la résidence dans laquelle le greffier exerce ses fonctions.

• Actes notariés soumis à un droit fixe d'enregistrement : Certains actes notariés sont dispensés de la formalité de l'enregistrement comme stipulé dans l'article 4 du décret n°70-550 du 25 juin 1970. L'enregistrement volontaire de ces actes est alors soumis à un droit fixe. Sur chaque acte concerné par cette mesure, le notaire doit inscrire la mention « droit d'enregistrement sur état : ...F (montant global des droits en chiffre) ». Cette mention doit être reproduite sur les expéditions ou copies de l'acte. Pour le paiement à l'administration fiscale, le notaire renseigne un état mensuel, où est indiqué le nombre d'actes concernés par le paiement sur état, le montant du droit fixe et le total des droits à payer à l'administration. La liste des actes pour lesquels les droits ont été payés sur état est reportée dans le répertoire des notaires. En outre, pour les actes soumis facultativement au paiement sur état selon le choix du notaire, celui-ci dépose en plus de l'état mensuel complété la copie des actes. Ces actes concernés par cette mesure facultative sont le certificat de propriété, l'inventaire après décès, le testament, le codicille et la donation entre époux.

• Actes sous-seing privé : Les actes sous-seing privé, tels les cessions de parts, de fonds de commerce ou contrat de prêt, doivent être déposés au service de l'enregistrement par les parties ou l'une d'entre elles, un double de l'exemplaire original doit être remis revêtu des mêmes signatures que l'acte lui-même. L'administration appose la mention de l'enregistrement sur les deux exemplaires, l'un est destiné au particulier tandis que le second est conservé par le service de l'enregistrement.

La cote 2939 W 4 a fait l'objet d'une élimination dans la mesure où il s'agissait de documents en doublon et en mauvais état.

Fonds ouvert

Selon les lois et règlement en vigueur.

Les sources complémentaires présentes aux Archives départementales de l'Hérault :

- 2 C Contrôle des actes (pour la période 1539-1789)

- 3 Q Enregistrement et timbre (pour la période 1790-1969)

BELTRAME Pierre, AIME Charles, Les droits de l'Enregistrement, Paris, Que sais-je, PUF, 1989.

Bulletin officiel des finances publiques-Impôts (BOFIP), partie ENR - Enregistrement, disponible en ligne sur http://bofip.impots.gouv.fr/, consulté le 26 mars 2019

Code général des impôts, Livre Ier, Première partie, Titre IV : Enregistrement, publicité foncière, timbre, impôt sur la fortune, immobilière, disponible en ligne sur www.legifrance.fr, consulté le 10 juillet 2019

DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES, Présentation de la fiscalité française, Législation adoptée au 31 décembre 2016, disponible en ligne sur www.impots.gouv.fr, consultée le 21 janvier 2019

SUQUET-COZIC Muriel, Pratique de l'enregistrement et de la publicité foncière, Levallois-Perret, Francis Lefebvre, 2010, 494 p.