Des éliminations ont été opérées en application des dispositions de la circulaire du 5 janvier 2004 sur le traitement et la conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 :
- Tri interne des dossiers pour ne conserver que l'essentiel (notamment les procès-verbaux) pour les dossiers des élections politiques.
- Eliminations effectuées après visa de l'administration versante :
- listes électorales et tableaux rectificatifs (sauf 1945 et 1946), fichier électoral de l'INSEE, tableaux de 5 jours (révision des listes électorales), feuilles de dépouillement, listes électorales pour les élections à la caisse mutuelle régionale Languedoc-Roussillon,
- tri des procès-verbaux des opérations électorales,
- demandes d'inscription et dossiers de révisions pour les listes électorales concernant des élections professionnelles.
Au total : 5 ml ont été éliminés après accord du service versant.
Des échantillonnages sont réalisés pour les bulletins nuls et les listes d'émargement :
- Les bulletins nuls d'élections politiques font l'objet d'un échantillonnage aléatoire sauf pour les élections présidentielles.
- L'échantillonnage des bulletins nuls de l'élections présidentielles des 23 avril et 7 mai 2017 s'est effectué selon les modalités suivantes :
- conservation intégrale de quelques enveloppes de bureaux de vote choisies au hasard, en général une pour Montpellier et une pour au moins une commune de chaque arrondissement (Montpellier, Béziers, Lodève)
- pour les autres bureaux, sélection des bulletins nuls selon les critères suivants : conservation des bulletins nuls portant une mention originale, exprimant une idée, bulletins nuls composés spécialement par les électeurs, dessins, citations ; destruction des bulletins déchirés, rayés, doublons trop redondants (par exemple : "Osez José", ou pour les candidats n'appartenant pas à la liste officielle), bulletins à caractère outrancier ou pornographique excessif, enveloppes vides, papier toilette ou mouchoir en papier vierge, publicités, tickets de caisse, bulletins allant par 2 sans annotation.
- L'échantillonnage des bulletins nuls des élections présidentielles des 10 et 24 avril 2022 s'est effectué selon les modalités suivantes :
- conservation intégrale de quelques enveloppes de bureaux de votes choisies au hasard,
- pour les autres bureaux :
- sélection des bulletins nuls selon les critères suivants : conservation des bulletins portant une mention originale, un signe ou une annotation, exprimant une idée, des bulletins nuls composés spécialement par les électeurs, dessins, citations, des bulletins nuls déchirés mais formant une composition,
- destruction des bulletins nuls déchirés, des bulletins allant par deux sans annotation, des doublons trop redondants (essentiellement pour les candidats n'appartenant pas à la liste officielle).
- Pour les listes d'émargement, en s'inspirant de la circulaire de 2004, il a été décidé des modalités suivantes, en accord avec les services de la préfecture :
- conservation intégale pour les élections des années se terminant par 2, 5, 8 et pour les élections présidentielles et les référendums,
- conservation d'un échantillonnage géographique pour les autres élections. Les critères pour l'échantillonnage géographique ont été amenés à évoluer. Avant la rentrée en vigueur de l'arrêté du 26 février 2014 portant délimitations des cantons dans le département de l'Hérault, les critères géographiques suivants se sont appliqués : conservation pour tous les chefs-lieux de cantons sauf Béziers, Montpellier, Sète, et pour les cantons suivants : Saint-Gervais-sur-Mare, Saint-Chinian, Castries, Clermont-l'Hérault, Saint-Martin-de-Londres, Agde, Lunas, Béziers 1 et 2, Montpellier 1, 5 et 10, Sète 1. À partir de 2016, ce sont les critères suivants qui ont été définis : conservation pour tous les chefs-lieux de cantons sauf Béziers, Montpellier, Sète, pour les cantons suivants : Agde (cantons 1), Béziers 1 et 2 (cantons 2 et 3), Clermont-l'Hérault (canton 6), Le Crès (canton 7), , Montpellier 1 et 3 (cantons 15 et 17) et Sète (canton 25) et d'un échantillonnage de communes (Agel, Aigues-Vives, Assignan, Babeau-Bouldoux, Causse-de-la-Selle, Cazedarnes, Cébazan, Cessenon-sur-Orb, Cruzy, Mas-de-Londres, Montouliers, Notre-Dame-de-Londres, Pégairolles-de-l'Escalette, Pierrerue, Prades-sur-Vernazobres, Rouet, Saint-André-de-Buèges, Saint-Chinian, Saint-Martin-de-Londres, Villespassans, Viols-en-Laval et Viols-le-Fort. Pour des modalités pratiques lors de la préparation des versements, les agents de la préfecture ont peu être amenés à effectuer quelques modifications dans ces critères, mais à la marge.
Pour la période de la Seconde Guerre mondiale (1939-1944), sont conservés en outre des dossiers spécifiques à ce contexte particulier sur les municipalités (nominations des délégations spéciales, démissions, dissolutions des conseils municipaux notamment) et sur le conseil général (dossier relatif à son rétablissement en 1945) ainsi que les listes électorales de 1945 et 1946.
