Le bureau de la Conservation des hypothèques de Saint-Pons-de-Thomières est ouvert à la date du 1er nivôse an VII.

Depuis de nombreuses années, une partie des registres hypothécaires étaient conservées aux Archives Départementales de l'Hérault. En 2014, suite à l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/025/NOR/MCCC0928173C du 25 novembre 2009, un dernier versement puis une prise en charge dans les locaux des impôts ont permis de compléter le fonds jusqu'à la réforme hypothécaire de 1955. Tous les registres d'ordre des quatre bureaux ainsi que les registres de formalités jusqu'à cette date ont été versés.

Lors de la prise en charge en 2014, il a été constaté sur certains documents des dégradations importantes. Une prestation de dépoussiérage et de reconditionnement a été menée, puis pour certains documents le nécessitant une désinfection à l'oxyde d'éthylène en 2016 et 2017.

Dans le courant de l'année 2023, un chantier sur les quatre bureaux de conservations des hypothèques s'est organisé. Cette opération a consisté :

Pour tous les Q11, à vérifier l'état matériel de tous les registres conditionnés en kraft et à vérifier tous les registres se trouvant de part et d'autre des registres déjà signalés en mauvais état dans le logiciel métier.

Pour toutes les autres sous-sous séries des hypothèques, à vérifier tous les registres se trouvant de part et d'autre des registres déjà signalés en mauvais état dans le logiciel métier.

Certains nouveaux documents en mauvais état ont pu être identifiés. Toutefois, cela reste marginal et ne présente aucune gravité. Dans tous les cas, les dégradations constatées sont anciennes. Les documents les plus consultés (en Q11) sont pour la très grande majorité en bon état.

Versements du 13 septembre 1955 (5,76 ml), du 15 mars 1956 (23,44 ml), du 14 février 2006 (14,9 ml) et du 16 avril 2014 (36,10 ml).

Le fonds du bureau présente notamment les particularités suivantes :

- Comme dans les tables alphabétiques des formalités hypothécaires des autres bureaux, les noms sont classés dans l'ordre alphabétique, du volume 1 jusqu'au volume 23. À partir du volume 24 et jusqu'au volume 29 les noms des personnes sont inscrits dans la table au fil des entrées. Ces volumes portent sur leur dos la mention " nouveaux noms ". Un récapitulatif des noms patronymiques est inséré en première page du registre 24, mais ce procédé ne sera pas reproduit pour les autres registres. Cette table des " nouveaux noms " semble avoir été adoptée dans les années 1880-1881 quand le nombre de volume initialement prévu pour la table alphabétique du répertoire s'est avéré insuffisant. Il faut encore noter un dernier volume, numéroté 30, qui semble être un essai de reprise de l'ordre alphabétique originel en fusionnant tous les patronymes rencontrés dans les différents registres de la table. Il traite uniquement des noms Carayon à Cesso ainsi que du très répandu patronyme Azaïs. Pour ce qui concerne les dénominations sociétés, elles sont présentées dans la table à la lettre S (cote 48 Q 7/22).

- Des registres de dénonciation de saisies sont conservés dans ce bureau (cotes 48 Q 4/1 à 8) et couvrent la période du 19 octobre 1807 au 31 décembre 1885.

- La mise en place des nouvelles collections de classeurs de bordereaux, en 1918 et 1921, a entrainé pour chaque série une nouvelle numérotation à partir du chiffre 1, contrairement à la préconisation ministérielle qui conseillait de poursuivre la numérotation des classeurs en continu, à la suite de celle des registres.

Des éliminations ont été effectuées en 2009 puis en 2023 dans le cadre des préconisations de la circulaire DAF/DPACI/RES/2009/025 du 25 novembre 2009. Les registres d'inscriptions des privilèges ont été conservés intégralement jusqu'en 1865 puis pour les périodes de guerre 1914-1918 et 1939-1945. Les Archives départementales de l'Hérault ont étendu la conservation pour les années d'après-guerre et conservent donc les années 1914-1920 et 1939-1949.

Fonds clos

Selon les lois et règlement en vigueur.