Le fonds comprend :
Les registres paroissiaux, jusqu'à la Révolution soit 681 registres classés par paroisse dont le plus ancien date de 1604 (paroisse Saint Etienne d'Argelliers, baptêmes, mariages, sépultures, 1604-1637). Pour l'ancien régime, sont conservés également les registres des non catholiques, les registres des hôpitaux, des noviciats, des vêtures et professions de foi.
Les registres d'état civil des 343 communes du Département, à l'intérieur desquels sont inscrits les différents actes décrits ci-dessous.
L'acte de naissance comprend les renseignements suivants : les lieu, jour et heure de naissance, le sexe de l'enfant, ses noms et prénoms, les noms, prénoms, profession et âge du père, les noms, prénoms et âge de la mère, les noms, prénoms, profession, âge et domicile des deux témoins. L'acte est signé par le père et les deux témoins.
L'acte de mariage comporte les prénoms, noms, profession, âge, dates et lieux de naissance des époux, ainsi que leur domicile ; ceux des pères et mères ; la déclaration des contractants de se prendre pour époux, et le prononcé de leur union par l'officier de l'état civil ; les prénoms, noms, professions, domiciles des témoins et leur qualité de majeurs. S'il y a lieu, doivent également y figurer : le consentement des pères et mères, aïeuls ou aïeules, et celui du conseils de famille notamment en cas de minorité d'un ou des deux époux ; les prénoms et nom du précédent conjoint de chacun des époux ; la date du contrat de mariage et les nom et lieu de résidence du notaire qui l'aura reçu.
Par la loi du 23 fructidor An VI (30 Aout 1798), fut instituée l'obligation de célébrer les mariages au chef-lieu du canton et ce à partir du 1er vendémiaire an VII (22 septembre 1798).
Cette obligation est restée en vigueur jusqu'au 7 Thermidor an VIII (26 Juillet 1800), d'où la difficulté parfois de localiser un mariage sur cette période.
Pour les naissances et les mariages, seuls les actes de plus de 75 ans sont librement communicables.
La tenue des publications de mariage est supprimée par la loi du 8 avril 1927.
L'acte de décès doit notamment mentionner les prénoms, nom, âge, profession et domicile du décédé ; son statut marital, et le cas échéant, les prénoms et nom du conjoint ; les prénoms, nom, âge, profession et domicile des parents du décédé. Depuis la loi du 28 octobre 1922, la date et lieu de naissance de la personne défunte doit également figurer dans l'acte de décès.
Les tables décennales :
À partir de 1802, des tables alphabétiques des actes civils (N.M.D.) sont élaborées par période de dix ans dans chaque commune. Les tables alphabétiques listent les noms des personnes nées, mariées et décédées et indiquent la date des actes correspondants. Elles sont également dressées en double exemplaire : un exemplaire reste en mairie, le second est transmis au greffe du tribunal civil.
Un décret impérial du 20 juillet 1807 a imposé la tenue des tables décennales en trois exemplaires (un pour la mairie, un pour le greffe du tribunal, un pour la préfecture). Les tables devaient alors être rédigées par le greffier du tribunal. Ces trois exemplaires ont existé jusqu'en 1910 (aux Archives départementales de l'Hérault elles sont classées en 6M). Depuis 1951, ce sont de nouveau les mairies qui assurent la confection de ces tables. Les tables décennales détenues par les greffes sont rassemblées par canton. Les tables décennales sont des documents administratifs à la différence des actes d'état civil, qui sont, eux d'ordre judiciaires (au sens de la loi du 17 juillet 1978).
Les actes de décès ainsi que les tables décennales sont communicables immédiatement.
Les mentions marginales :
Elles apparaissent sur les actes de l'état civil à partir de 1804. Ces annotations, portées dans la marge signalent les changements d'état civil survenus au cours de la vie d'un individu, comme son mariage, son divorce, son décès, etc. L'intégralité des mentions marginales sont portées sur les actes de naissances, mariages et décès.
Autour de la naissance:
- Acte de reconnaissance d'un enfant naturel. Dès 1804, mention en marge de l'acte de naissance de l'intéressé (code Napoléon, art. 62).
- Arrêt déclaratif de naissance. Lorsqu'une naissance n'a pas été déclarée dans le délai légal (trois jours ouvrables, jour de naissance non compris), l'officier de l'état civil ne peut l'inscrire sur les registres de l'état civil qu'en vertu d'un jugement rendu par le TGI de la circonscription où est né l'enfant (si le lieu est inconnu, le tribunal compétent est celui du domicile du requérant). Depuis 1919, mention de ce jugement doit être portée en marge de l'acte de naissance de l'intéressé.
- Légitimation : Quelle qu'en soit la forme, mention de l'acte de légitimation est portée en marge de l'acte de naissance de l'intéressé depuis la loi du 17 août 1897 (La légitimation a été supprimée par l'ordonnance n° 2005-759 du 04/07/2005 en vigueur depuis le 01/07/2006 les termes naturel et légitime concernant un enfant n'existent plus).
- Adoption par la Nation. Depuis la loi du 29 juillet 1917, le jugement ou arrêt portant adoption par la Nation est mentionné en marge de l'acte de naissance du pupille.
- Jugement ou arrêt de légitimation adoptive. Depuis le décret relatif à la famille et à la natalité française du 29 juillet 1939, mention doit être portée en marge de l'acte de naissance de l'intéressé.
- Adoption (simple). Depuis la loi n° 66-500 du 11 juillet 1966, on distingue l'adoption simple de l'adoption plénière (en matière de filiation, de nationalité de droits à la succession, etc.). Mention doit être faite des transcriptions des jugements ou arrêts homologuant un contrat d'adoption simple en marge de l'acte de naissance de l'adopté (art. 362 du Code Civil). L'adoption simple est révocable pour motifs graves (art. 370 du Code civil). Si le cas se présente, cette nouvelle décision judiciaire doit être portée en marge de l'acte de naissance ou de la transcription du jugement d'adoption de l'intéressé.
- Répertoire civil (RC). Depuis 1958, la mention RC est portée en marge de l'acte de naissance de l'intéressé. Il assure la publicité de certains jugements rendus en matière d'absence, de tutelle ou de curatelle et de régimes matrimoniaux, il est tenu par le tribunal de grande instance.
A propos d'un mariage:
- Mariage. Sa mention est portée en marge des actes de naissance des époux depuis le 17 août 1897 (art. 76 du Code Civil).
- Divorce. Introduit en France par la loi du 20 septembre 1792, le divorce a été supprimé en 1816 puis définitivement rétabli par la loi du 27 juillet 1884. Depuis la loi du 18 avril 1886 (art. 251), mention doit être portée en marge de l'acte de mariage. Depuis le 10 mars 1932, mention doit être portée en marge de l'acte de naissance.
- Actes de main levée d'opposition au mariage. Aux termes de l'article 67 du Code Napoléon, les oppositions à un mariage étaient portées sur les registres de publication de mariage. Celles-ci ayant été supprimées par la loi du 8 avril 1927, elles sont depuis inscrites dans l'acte de mariage lui-même (art. 67 nouveau).
- Réconciliation des époux séparés de corps. Constatée par notaire, elle est également soumise à publicité. En effet, depuis la loi du 6 février 1893 portant modifications au régime de la séparation de corps, mention doit être faite de l'acte notarié en marge de l'acte de mariage et de jugement ou de l'arrêt qui a prononcé la séparation.
- Déclaration, modification et dissolution du pacte civil de solidarité (PACS).
Autour du nom de famille:
- Rectification d'état civil. Mention portée en marge des actes réformés (1804, Code Napoléon, Art. 101).
- Transcription des jugements et arrêts rendus en matière d'état des personnes comportant une incidence sur l'état civil. Depuis 1945, mention doit être portée en marge des actes indiqués par les juges.
- Changement de nom et francisation. Depuis 1958, mention doit être portée en marge des actes d'état civil de l'intéressé, de son conjoint et de ses enfants mineurs.
Autour du décès:
En application de l'ordonnance du 29 mars 1945, mention du décès est portée en marge de l'acte de naissance de l'intéressé. L'acte de décès peut porter plusieurs mentions marginales : mention "Mort pour la France" (depuis le 2 juillet 1915) mention de la référence constatant que le défunt est "Mort pour la France" (depuis 1945), mention "Mort en déportation" (depuis le 15 mai 1985) mention "Mort pour le service de la Nation" (depuis le 21 décembre 2012), mention "Victime du terrorisme" (depuis le 21 décembre 2012).
- Décès reconnu par jugement. Lorsqu'un décès est certain mais que le corps n'a pas été retrouvé, un jugement déclaratif de décès est alors établi. Les jugements sont transcrits dans la commune réelle ou présumée du décès.
L'oubli d'une de ces mentions engage la responsabilité civile de l'officier d'état civil, et l'expose à une amende civile. Les mentions marginales ne sont plus apposées, à partir du 1er janvier 1989, sur l'exemplaire des registres de l'état civil conservé au greffe du tribunal de grande instance.
