La formalité hypothécaire naît du souci, pour un créancier, de s'assurer de recouvrir une somme prêtée à un débiteur. L'hypothèque lui permet en effet de détenir un droit sur le produit de la vente d'un immeuble sur lequel il pourra se servir de manière préférentielle, en cas de défaut de remboursement du débiteur. Si l'hypothèque n'est pas levée lors de la transmission du bien, elle se transmet avec le bien. Ainsi afin d'éviter qu'un bien ne soit, par exemple, grevé d'une hypothèque lors de son acquisition ou après sa vente, on cherche très tôt le moyen de sécuriser juridiquement les translations foncières et de rendre publiques les hypothèques.

Dans l'Antiquité et sous l'Ancien Régime, plusieurs formes de publicité des hypothèques apparaissent. Selon la période ou la région, on trouve quelques initiatives : on marque extérieurement les immeubles grevés ; on transcrit leur "nantissement" dans un registre ; on proclame verbalement "l'appropriance" d'un bien à l'occasion des messes. Mais dans l'ensemble, les hypothèques sont occultes et les fraudes possibles.

Dès le XVIe, plusieurs édits tentent de mettre en place un système de publicité des hypothèques, mais ces initiatives échouent car elles remettent en question le secret des patrimoines revendiqué par la noblesse.
En 1771, l'édit du 17 juin crée la charge de conservateur des hypothèques dans chaque bailliage et sénéchaussée du royaume. Ce texte jette les bases du système hypothécaire français :
- dépôt, par l'acquéreur d'un immeuble, de son contrat de vente au greffe du bailliage ou de la sénéchaussée ;
- affichage d'un extrait de ce contrat pendant deux mois ;
- possibilité pour les créanciers du vendeur, pendant ce délai, de former opposition pour maintenir leur hypothèque ;
- à la demande de l'acquéreur et en l'absence d'opposition, émission de lettres de ratification purgeant les hypothèques grevant l'immeuble concerné ;
- tenue par le conservateur d'un registre d'oppositions sur papier timbré mentionnant les coordonnées du créancier et du débiteur ;
- devoir d'en délivrer, à la demande, des extraits ;
- responsabilité personnelle du conservateur en cas d'erreur ou omission.
N'établissant néanmoins qu'une procédure de purge a posteriori (lorsque l'immeuble est déjà acquis), cet édit de 1771 ne permet pas de publicité des hypothèques. Dans certains cas, les nantissements coutumiers assurant une meilleure publicité préalable, des parlements locaux refusent de l'enregistrer.

C'est donc la Révolution qui institue véritablement le principe de publicité foncière.
La loi du 9 messidor an III (27 juin 1795) pose le principe de l'inscription de l'hypothèque, mais cette dernière y est décrite comme générale : l'inscription porte en effet sur tous les biens du débiteur, sans précision d'immeubles grevés. En fonction du lieu de situation des biens concernés, l'inscription doit être effectuée au bureau de la Conservation des hypothèques de chaque district. Ce dernier est supposé être divisé en autant d'arrondissements qu'il existe de bureaux de la perception des droits d'enregistrement, et autant de collections de registres distinctes doivent être tenues. La publicité réclamée est donc mise à mal par la complexité de la consultation. Ce texte de l'an III pose cependant l'indépendance du conservateur (impossibilité de cumuler un certain nombre d'autres fonctions) et la nécessité pour lui d'apporter un cautionnement en immeubles afin d'accéder à la fonction. La loi crée enfin une nouvelle formalité qui donnera lieu à la tenue de nouveaux registres : les cédules hypothécaires, sorte d'assignat ou "d'hypothèque sur soi-même". Le propriétaire peut en effet se voir délivrer ces coupures jusqu'à hauteur de trois quarts de la valeur de son bien et les transmettre par voie d'endossement nominatif à ordre.

La loi du 11 brumaire an VII (1er novembre 1798) se caractérise par le principe de spécialité de l'hypothèque. L'hypothèque y est en effet distinguée en plusieurs sortes : l'hypothèque légale (résultant de la loi, telle que l'hypothèque entre époux, l'hypothèque des incapables ou encore l'hypothèque privilégiée) ; l'hypothèque judiciaire (résultant d'un jugement ou d'un acte judiciaire) ; l'hypothèque conventionnelle (consentie par acte notarié). La première est toujours générale (elle porte donc sur l'ensemble des biens présents et à venir du débiteur) ; la seconde ne frappe que les immeubles présents du débiteur et la dernière est spéciale (elle ne porte que sur les immeubles affectés au gage). La loi de brumaire supprime enfin les cédules et ajoute la tenue d'un registre de transcription d'actes translatifs de biens et droits susceptibles d'être hypothéqués. Les actes de partage et de licitation en sont exemptés, et les actes sous-seing privé peuvent y être transcrits seulement s'ils ont été enregistrés. Rendu opposable aux tiers, l'acte transcrit permet d'assurer à l'acheteur que le bien acquis n'a pas été vendu à quelqu'un d'autre ni hypothéqué après sa vente.

La loi du 21 ventôse an VII (11 mars 1799) place la Conservation des hypothèques sous la tutelle de la Régie nationale de l'Enregistrement. Ses bureaux sont désormais répartis par arrondissement de tribunal de police correctionnelle. Cette loi précise enfin la forme attendue des nouveaux registres hypothécaires (sur papier timbré) et ajoute la tenue d'un répertoire organisé par case ouverte au nom d'un grevé.

La loi du 28 pluviôse an VIII (17 février 1800) remplace les districts par les arrondissements administratifs des départements nouvellement créés. Cela occasionne quelques modifications de ressort des bureaux de la Conservation des hypothèques.

Le Code civil de 1804 reprend un certain nombre de principes révolutionnaires mais opère un retour en arrière dans la transparence recherchée par la publication foncière. Toutes les inscriptions ne sont plus obligatoires et certaines redeviennent générales. Les transcriptions sont de leur côté limitées aux seuls contrats translatifs de propriété ou de droits réels immobiliers que les tiers détenteurs souhaitent purger de leurs privilèges et hypothèques. C'est le retour du secret des fortunes.

En raison des vastes opérations immobilières et de la création des sociétés de crédit, la loi du 23 mars 1855 revient aux principes de brumaire an VII. La publication des actes et jugements translatifs ou constitutifs de droits réels immobiliers, même non susceptibles d'hypothèques (les servitudes et baux de plus de 18 ans, par exemple) redevient obligatoire. Les mutations par décès, les partages et l'hypothèque légale en sont néanmoins absents.
Ce régime perdure sans changements majeurs jusqu'à la réforme de la publicité foncière fixée par le décret n°55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière, entré en vigueur au 1er janvier 1956.
Deux lois (1er mars 1918 et 24 juillet 1921) apportent tout de même des modifications de forme de la documentation, et le décret-loi du 30 octobre 1935 vient compléter la liste des transcriptions obligatoires en y adjoignant les transmissions par décès au profit d'un successible unique. S'ajoutent donc aux contrats de mutation les attestations notariées destinées à constater la transmission par décès d'immeubles ou de droits immobiliers à un légataire ou à un seul héritier.

À compter du 1er janvier 1956, les registres sont remplacés par une nouvelle documentation composée de fiches : les fiches personnelles, les fiches d'immeubles et les fiches parcellaires. Rangé dans un système d'archivage en bacs rotatifs à accès automatisé, le "fichier immobilier" permet dorénavant un nouvel accès, par parcelle ou par immeuble.

Au titre du décret du 21 juillet 1936 réglementant les versements dans les dépôts d'archives d'État des papiers des ministères et administrations qui en dépendent, deux versements ont lieu aux archives départementales de l'Hérault concernant la documentation hypothécaire entre 1942 et 1952. Les 65 ml de registres versés (inscriptions, saisies et dépôts) sont alors plus ou moins centenaires.

L'article 10 du décret n°55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière impose ensuite le versement dans un service départemental d'archives de tout document déposé à la Conservation des hypothèques depuis plus de 50 ans. Le 9 avril 1956, un arrêté des ministères de la culture et du budget visant à appliquer cet article crée des centres spéciaux d'archives hypothécaires à l'intérieur même des locaux des archives départementales. À Montpellier, de la place est donc dégagée pour accueillir ces registres qui restent sous la responsabilité de l'administration des Finances jusqu'à ce qu'ils deviennent centenaires. Entre 1955 et 1956, 249 ml font l'objet de cinq dépôts (inscriptions, transcriptions, saisies et dépôts). Les registres couvrent désormais une période allant environ jusqu'à 1904.

La circulaire AD 55-6 du 22 février 1955 de la Direction des archives de France pose d'autre part le principe d'un versement tous les cinq ans. Plusieurs versements suivent donc en 1961, 1964 et 1969, constituant une documentation allant jusqu'à 1913 environ, parfois plus pour les inscriptions qui s'éteignent après 10 ans seulement.

En 1979, la direction générale des Impôts décide finalement d'ouvrir, dans un de leurs locaux situé à Béziers, un nouveau centre spécial d'archivage destiné à conserver la documentation hypothécaire de l'Hérault et du Gard de plus de 50 ans et moins de 100 ans. Le 12 juin 1980, ce sont donc environ 300 ml de registres qui quittent les archives départementales de l'Hérault pour être restitués à la direction générale des Impôts. Tous les dépôts et saisies sont concernés, ainsi qu'un certain nombre de registres d'inscriptions et de transcriptions.

En 2006, 135 ml de registres d'inscriptions et de transcriptions désormais devenus centenaires sont de nouveau versés. Ils couvrent donc la période 1880-1905. Aucun registre d'ordre n'est néanmoins versé à ce moment.

En 2014, suite à l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/025/NOR/MCCC0928173C du 25 novembre 2009, un dernier versement de 458 ml permet de compléter les séries jusqu'à la réforme hypothécaire de 1955. Tous les registres de formalités jusqu'à cette date sont donc versés. Tous les registres d'ordre des quatre bureaux y sont enfin joints, rendant cette documentation pleinement utilisable.

Versement

I. Les documents issus de la loi de 9 messidor an III (27 juin 1795)

La loi du 9 messidor an III fixe la tenue des registres relatifs à la procédure de l'inscription des créances. Elle traite également du nombre et de la publicité des registres, et présente leur typologie pour chaque arrondissement.

L'enregistrement des créances

"Registre pour les inscriptions journalières de créances hypothécaires, réquisitions de cédules et délivrances desdites cédules"
L'article 39 de la loi du 9 messidor an III stipule que le conservateur des hypothèques doit enregistrer les réquisitions et délivrances de cédules et d'en garantir la valeur. La cédule est transmissible et forme un titre exécutoire contre la personne qui l'a souscrite au profit du créancier à l'ordre duquel elle est passée.
Seuls deux volumes d'inscription des créances ordinaires, réquisitions et délivrances de cédules sont conservés aux archives départementales de l'Hérault, tous deux dans le fonds du bureau de la Conservation des hypothèques de Lodève. Le premier volume, coté 47 Q 4/1 (7 ventôse an IV - 3 prairial an VII) émane du bureau de perception des droits de l'enregistrement de Lodève. Le second volume, coté 47 Q 4/2 (8 ventôse an IV - 3 prairial an VII) est quant à lui issu du bureau de perception des droits de l'enregistrement de Gignac. La tenue de ces deux registres a été arrêtée simultanément le 3 prairial an VII par le commissaire près de l'administration municipale de la commune de Lodève.
On rencontre uniquement dans ces deux registres des inscriptions de créances ordinaires. Il n'y est fait mention d'aucune réquisition ou délivrance de cédule.

Les pièces justificatives

"Registre du dépôt des déclarations foncières et procès-verbaux d'expertise"
Ces documents ne sont pas parvenus aux archives départementales de l'Hérault.

"Registre des actes translatifs de propriété volontaires et forcés, dans lequel seront portées les notifications de revendication de propriété"
Ce registre n'est pas destiné à recevoir la transcription systématique de tous les actes translatifs opérés dans le ressort du bureau, comme cela sera le cas plus tard avec le registre de transcriptions. Il n'en est pas parvenu aux archives départementales de l'Hérault.
 

La transmission et l'extinction des créances

"Registre pour la notification de cessions de créances hypothécaires et oppositions en sous-ordre"
Ces documents ne sont pas parvenus aux archives départementales de l'Hérault.

"Registre pour l'enregistrement des radiations d'inscriptions de créances et de cédules hypothécaires"
Ces documents ne sont pas parvenus aux archives départementales de l'Hérault.

Les registres d'ordre à usage du service

"Livre de raison des hypothèques à double partie, contenant, sur la première le relevé des extraits des deux premiers registres, et sur la seconde, le relevé aussi par extrait des trois registres suivants"
Ces documents ne sont pas parvenus aux archives départementales de l'Hérault. Il semblerait que le répertoire des formalités hypothécaires, dans sa fonction, ait pris la suite de ce livre de raison.

"Table alphabétique du livre de raison"
Ces documents ne sont pas parvenus aux archives départementales de l'Hérault.

"Registre de la délivrance de tous les extraits et expéditions, et de la recette journalière des salaires"
Ces documents ne sont pas parvenus aux archives départementales de l'Hérault.

II. Les documents ultérieurs au 11 brumaire an VII (1er novembre 1798)

La réforme importante du 11 brumaire an VII modifie toute la tenue de la documentation hypothécaire. Sont distingués deux types de registres : les registres de formalités inscrites et transcrites dans le ressort du bureau et les registres d'ordre qui permettent d'accéder à ces formalités.
Les registres de formalités sont arrêtés chaque jour avec mention de la date. L'arrêté est placé dans la case vierge ou sur la ligne qui suit immédiatement le dernier enregistrement ou le dernier arrêté. Il contient, lors des dimanches et jours fériés, indépendamment de la date, la désignation du jour.

Les registres de formalités

Ces registres sont destinés à recevoir, dans l'ordre chronologique de dépôt, les inscriptions d'hypothèques ainsi que les transcriptions d'actes ou de saisies. Plusieurs types de registres peuvent être distingués.

Registre de dépôt des bordereaux et titres

Il est intitulé « Registre de formalité et de recette. Dépôt des bordereaux et titres à inscrire, mentionner ou transcrire et recette des droits d'hypothèque ».
Sur ce document est porté, au jour le jour, et dans l'ordre de dépôt :
- l'inscription des remises d'actes de mutation et de saisie immobilière devant être transcrits ;
- les bordereaux devant être inscrits ;
- les actes, expéditions ou extraits d'actes, contenant subrogation ou antériorité et les jugements prononçant la résolution, la nullité ou la rescision [1] d'actes transcrits devant être mentionnés ;
- l'enregistrement des recettes des droits d'inscription et de transcription perçus au profit du Trésor.
Le registre de dépôt est tenu en double exemplaire, dont un est conservé au greffe du tribunal.

Registre d'inscription des privilèges et hypothèques
Dans ce registre sont intégralement recopiés, dans l'ordre chronologique, les bordereaux de demandes d'inscription. En 1918, ces bordereaux sont directement reliés en classeurs et non plus retranscrits. Les bordereaux sont alors cotés, paraphés et munis d'un numéro d'ordre dans chaque classeur. Chaque classeur comprend 200 feuillets. En règle générale, la numérotation en continu utilisée pour distinguer chaque registre d'inscriptions est poursuivie sans interruption avec les classeurs après 1918. Dans le département de l'Hérault, seul le bureau de Saint-Pons-de-Thomières adopte ce principe de numérotation en continu de sa collection de registres. Pour les trois autres bureaux (Béziers, Lodève et Montpellier) la numérotation des classeurs recommence au numéro 1 (constituant la "nouvelle série").
Le bordereau d'inscription est un document déposé par le créancier ou son mandataire indiquant :
- les noms, prénoms, domicile et le cas échant la situation professionnelle du créancier et du débiteur ;
- la date et la nature du titre qui est à l'origine du privilège ou de l'hypothèque ;
- le montant en principal et accessoire de la créance garantie ;
- l'indication de l'espèce et de la situation des immeubles grevés d'hypothèque.

Registre de transcription des actes translatifs de propriété d'immeubles
Les actes de mutations sont transcrits dans ce registre chaque jour dans l'ordre de dépôt au bureau des hypothèques. Les transcriptions sont numérotées dans chaque volume. Dans certaines grandes conservations, comme Béziers et Montpellier, il arrive que plusieurs volumes soient tenus simultanément par deux et parfois trois scribes, chacun complétant son propre registre. Les numéros de volumes conservent toutefois une stricte numérotation en continu. Lors de ces cas particuliers, lorsqu'une transcription est interrompue par un changement de registre, l'employé mentionne le numéro du volume sur lequel se poursuit la transcription afin de faciliter la requête. De cette pratique résulte le chevauchement de dates sur plusieurs registres.
En 1921, les bordereaux des actes de mutations sont directement reliés en classeurs et non plus retranscrits. Chaque classeur comprend 200 feuillets. En règle générale, la numérotation en continu utilisée pour distinguer chaque registre de transcriptions est poursuivie sans interruption avec les classeurs après 1921. Dans le département de l'Hérault, seul le bureau de Saint-Pons-de-Thomières adopte ce principe de numérotation en continu de sa collection de registres. Pour les trois autres bureaux (Béziers, Lodève et Montpellier) la numérotation des classeurs recommence au numéro 1.

Registre de transcription de saisies et dénonciation de saisies immobilières
Ce registre est destiné à recevoir les transcriptions intégrales des procès-verbaux de saisie ainsi que des exploits de dénonciations de saisies immobilières. Comme pour les autres registres de formalités, les transcriptions sont enregistrées les unes à la suite des autres, sans aucun blanc ni interligne, chaque jour avec mention d'arrêt en fin de journée.
En 1921, les bordereaux de saisies et dénonciations de saisies immobilières sont directement reliés en classeurs et non plus retranscrits. Chaque classeur comprend 200 feuillets. En règle générale, la numérotation en continu utilisée pour distinguer chaque registre de transcriptions est poursuivie sans interruption avec les classeurs après 1921. Dans le département de l'Hérault, seul le bureau de Saint-Pons-de-Thomières adopte ce principe de numérotation en continu de sa collection de registres. Pour les trois autres bureaux (Béziers, Lodève et Montpellier) la numérotation des classeurs recommence au numéro 1.

Répertoire de transcription de saisies
On rencontre ce document hypothécaire uniquement dans le fonds du bureau de Béziers. Il concerne les transcriptions de saisies de la nouvelle série de classeurs et comporte de nombreuses lacunes. Il n'y a pas de nomenclature particulière pour ce répertoire, et ce sont les modèles de registres classiques de transcriptions qui sont employés pour sa tenue, de sorte que ce répertoire semble avoir été créé à l'initiative d'un ou de plusieurs agents de ce bureau. Ce document présente, pour chacune des personnes concernées par une saisie, sa référence au répertoire des formalités hypothécaires et les renvois aux inscriptions conventionnelles et judiciaires la concernant.

Registre de dénonciation de saisies
Il est intitulé « Registre d'enregistrement des dénonciations de saisies immobilières aux saisis, des notifications de placard aux créanciers inscrits et des radiations de saisies » puis « Registre destiné à l'enregistrement des sommations aux saisis et aux créanciers inscrits, des jugements d'adjudications et de conservation et des radiations de saisies ».
Ce document, qui a été conservé seulement par le bureau de Saint-Pons-de-Thomières (48 Q 4) avait pour seule fin :
- l'enregistrement des procès-verbaux de dénonciation de saisie immobilière au saisi ;
- la notification des placards aux créanciers inscrits ;
- les radiations de saisie légalement autorisées, en exécution du Code de procédure civile.
Pour chaque enregistrement de dénonciation de saisie, un renvoi est fait au répertoire des formalités hypothécaires ainsi qu'au registre de transcription de saisies.

Registre d'inscription des procès-verbaux d'affiches
Il est intitulé « Registre d'inscriptions des originaux des procès-verbaux d'huissier, constatant l'apposition d'affiches pour parvenir à la vente forcée d'immeubles ». Ce document est tenu en application de la loi du 11 brumaire an VII sur les expropriations forcées.
Selon l'article 4 de cette loi, l'adjudication au plus offrant et dernier enchérisseur est publiée et annoncée par des affiches imprimées contenant notamment, outre la date et le lieu où se déroulera l'enchère, la nature du bien ainsi que les nom, profession, domicile du débiteur et ceux du poursuivant. L'apposition d'affiche, valant saisie de la propriété des biens qui y sont détaillés est constatée par procès-verbal d'huissier. Les originaux de ces procès-verbaux et des exploits de leur notification sont soumis au visa du juge de paix et inscrits au bureau de la Conservation des hypothèques de la situation des biens. En outre, elles sont également portées au répertoire des formalités hypothécaires dans la colonne intitulée « Procès-verbaux d'affiches et exploits de leur notification ».
Seul un volume est conservé aux archives départementales de l'Hérault. Il émane de la conservation de Béziers et couvre la période an VIII-1807.

Les registres d'ordre

Registre indicateur de la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
Les graphies des noms de familles étant parfois hétérogènes, il a été créé un registre indicateur qui présente dans un ordre alphabétique strict toutes les acceptions des noms entrés dans la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires. Chaque nom est suivi d'un renvoi au volume et à la page de la table alphabétique dans lequel il se trouve.
De manière courante, cette table peut être appelée « table des noms » ou « table des patronymes ».

Table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
Cette table est la clef permettant d'entrer dans le répertoire des formalités hypothécaires. Elle renferme dans l'ordre alphabétique, tous les noms des personnes ayant procédé à une formalité dans le ressort du bureau de la Conservation. À la suite du nom et des prénoms des inscrits, sont parfois mentionnés leur date de naissance, leur nom d'époux ou d'épouse, leur profession, ou encore leur commune de résidence, tous éléments qui peuvent permettre de distinguer les homonymes. Généralement, pour chacun des noms de famille, les hommes sont regroupés sur les mêmes pages et les femmes sur leur vis à vis. A chaque personne correspond un numéro de volume et de case au répertoire des formalités hypothécaires. Des usages divers de cette table existent pour chaque bureau (notamment pour l'enregistrement des personnes morales) : il convient de se reporter à la fiche de présentation de chaque bureau pour savoir comment les identifier.
De manière courante, cette table peut être appelée « table des prénoms ».

Répertoire des formalités hypothécaires
Le répertoire des formalités hypothécaires est constitué d'un ensemble de registres, numérotés en continu de 1 à n. Chaque registre est composé de cases numérotées en continu, ouvertes au nom d'un individu ou d'une personne morale.
Chaque case, tenue à jour par le conservateur des hypothèques, rassemble toutes les références aux formalités de son titulaire dans le ressort du bureau. Sur la page de gauche sont notées dans l'ordre chronologique les informations relatives aux transcriptions de tous ordres et notamment leur renvoi au registre de formalité concerné. Sur la page de droite, le même procédé est employé pour ce qui concerne les inscriptions.

Des éliminations ont été effectuées sur les fonds des quatre bureaux de la Conservation des hypothèques en 2009, suite à la publication de la circulaire DAF/DPACI/RES/2009/025 du 25 novembre 2009. Ces éliminations diffèrent toutefois d'un bureau à l'autre. Pour prendre connaissance des particularités de ces dernières, il convient de se reporter aux introductions des inventaires de chaque bureau.

Fonds clos.

Dans le cadre de classement des archives départementales, les fonds des Domaines, Enregistrement et Hypothèques sont classés dans la série Q.
Aux archives départementales de l'Hérault, les sous-séries 1 Q et 2 Q correspondaient originellement aux archives des Biens Nationaux et des Domaines. Les bureaux de l'Enregistrement couvraient les sous-séries 3 Q à 44 Q (soit une sous-série par bureau). Enfin, les sous-séries 45 Q à 48 Q ont été octroyées aux quatre bureaux de la Conservation des hypothèques.

Ces quatre sous-séries ont été conservées au fil des versements complémentaires et forment aujourd'hui le fonds des hypothèques des archives départementales de l'Hérault.
Les bureaux de la Conservation des Hypothèques se répartissent comme suit :
Montpellier : 45 Q
Béziers : 46 Q
Lodève : 47 Q
Saint-Pons-de-Thomières : 48 Q

Pour chaque bureau, les mêmes éléments de cotation ont été ajoutés, pour la plupart dès les premiers versements.
- Q 1 : Transcription des actes translatifs de propriété d'immeubles
- Q 11 : Transcription des actes translatifs de propriété d'immeubles, nouvelle série (dès 1921)
- Q 2 : Inscription des privilèges et hypothèques
- Q 21 : Inscription des privilèges et hypothèques, nouvelle série (dès 1918)
- Q 3 : Transcription des saisies immobilières
- Q 31 : Transcription des saisies immobilières, nouvelle série (dès 1921)
- Q 4 : Autres registres isolés
- Q 5 : Dépôt des bordereaux et titres
- Q 6 : Indicateur de la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
- Q 7 : Table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
- Q 8 : Répertoire des formalités hypothécaires

Ce système de cotation permet de conserver la numérotation d'origine des registres. Une fois ce système connu, les renvois entre les différents volumes peuvent donc être suivis sans référence obligatoire à une table de concordance ou à l'inventaire. Il ne faut néanmoins pas tenter d'y percevoir un ordre logique, ce qui explique le choix du répertoire méthodique pour restituer un ordre intellectuel de classement.

Sous-série 2 C : contrôle des actes, insinuation suivant le tarif , centième denier

ASSOCIATION DES CONSERVATEURS DES HYPOTHÈQUES, Deux cents ans de publicité foncière, 1799-1999, Direction générale des Impôts.